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Cómo usar el bloqueo de tiempo para administrar tu día

Ya sea que trabaje de nueve a cinco, teletrabaje o se quede en casa con los niños, todos necesitan un método efectivo para administrar su día. Después de todo, el perfeccionismo, la procrastinación y el mito de la multitarea son peligros muy reales que pueden mantener a las personas más productivas atrapadas en un solo lugar. Entonces, ¿cómo tomas el control de tu horario y realmente haces las cosas?

Según personas como Elon Musk y Bill Gates, todo se reduce a tomar el control de tu tiempo y tu horario. Para ellos, utilizan la «microprogramación», que consiste en programar su día en incrementos de cinco minutos. Si bien ese tipo de detalle puede no ser necesario para la persona promedio, todavía hay una lección para todos nosotros: tomar el control de su tiempo al programarlo o dividirlo en partes o bloques lo hace más productivo. Y la manera más fácil y efectiva de hacerlo es a través del «bloqueo de tiempo».

Por qué funciona el bloqueo de tiempo

A veces denominado «monotarea» o «fragmentación del tiempo», el bloqueo del tiempo es una técnica de gestión del tiempo en la que bloquea un período de tiempo para completar una tarea en particular.

Por ejemplo, en lugar de revisar su teléfono cada vez que recibe un correo electrónico o una notificación de redes sociales, bloquea momentos específicos a lo largo del día para devolver llamadas telefónicas, responder correos electrónicos y revisar cuentas de redes sociales.

Básicamente, está reservando bloques de tiempo específicos para completar tareas o proyectos importantes. Al final, su horario se divide en períodos de tiempo en los que se concentra en una tarea o proyecto a la vez.

Este tipo de administración del tiempo no solo hace que su lista de tareas pendientes sea más manejable, sino que también le brinda más control sobre su día y lo ayuda a priorizar sus tareas. El bloqueo de tiempo también mejora el enfoque y disuade la procrastinación. Y, al final del día, sentirás que realmente lograste algo.

El argumento contra la multitarea

Muchas personas creen que pueden hacer varias cosas a la vez y hacerlas todas bien. Pero la investigación muestra que solo alrededor del 2.5% de las personas pueden realizar múltiples tareas de manera efectiva.Solo el resto de la población cree son multitarea con eficacia.

De hecho, tratar de hacer más de una cosa a la vez, como enviar mensajes de texto mientras conduce o escribir un correo electrónico importante mientras devuelve la llamada telefónica de un cliente, compromete su capacidad para completar bien ambas tareas.

Mientras tanto, un estudio de 2013 en la Universidad de Utah encontró que las personas que intentan hacer malabarismos con múltiples tareas a la vez se distraen más fácilmente, son menos productivas, cometen más errores y obtienen puntajes más bajos en las pruebas de memoria.

Del mismo modo, cambiar rápidamente entre dos proyectos también puede afectar los resultados. Completamos las tareas de manera mucho más efectiva cuando les prestamos toda nuestra atención.Además, los neurocientíficos advierten que tratar de hacer varias cosas a la vez, o dividir nuestra atención, está afectando nuestra capacidad para realizar incluso tareas simples.

Lo que esto significa es que cuanto más realizamos múltiples tareas, menos somos capaces de lograr. La razón es simple. Estamos perdiendo nuestra capacidad de concentración, lo que significa que los proyectos tardan más de lo que deberían.

Cómo usar el bloqueo de tiempo

El bloqueo de tiempo, o monotarea, le permite concentrarse en un proyecto a la vez. Este enfoque no solo reducirá los errores mentales, sino que también puede ayudarlo a dar rienda suelta a su creatividad, especialmente porque canalizará toda su energía y atención en una tarea dentro de su bloque de tiempo determinado.Aquí hay una descripción general de cómo puede incorporar el bloqueo de tiempo en su vida.

Desarrolle su lista

Comience por hacer una lista de todas las cosas que debe hacer durante la semana. Enumere todos sus proyectos de trabajo, sus compromisos familiares, incluso sus objetivos de ejercicio. El objetivo es incluir todo, desde las llamadas telefónicas que debe realizar hasta las comidas que debe preparar.

Ponga estrellas junto a las cosas que absolutamente deben completarse, como proyectos de trabajo, reuniones con clientes y citas médicas. Por lo general, esta tarea se realiza un viernes después del trabajo o un domingo por la noche antes de que comience la semana laboral.

Determine sus prioridades

Una vez que haya desarrollado su lista, revísela y coloque estrellas en los proyectos que son sus principales prioridades para la semana. Trate de limitarlo a dos o tres cosas por día. El objetivo es que le dé a sus tareas más importantes los espacios principales en su horario de bloqueo de tiempo. También debe planear dejar tiempo cada día para responder correos electrónicos, devolver llamadas telefónicas y consultar las redes sociales.

Crear un plan diario

Su próximo paso es pensar en cuánto tiempo tiene en un día y cuánto tiempo desea permitir para cada tarea en su lista.

Comience por crear bloques de tiempo para las cosas que hace todos los días, como sus rutinas matutinas y rituales vespertinos, el ejercicio, su viaje hacia y desde el trabajo, las comidas y la preparación de las comidas, la ayuda con la tarea, etc.

Un plan de muestra para alguien que teletrabaja podría verse así:

  • 6:00 am a 7:30 am Ejercicio/ritual matutino
  • 7:30 am a 8:00 am Llevar a los niños a la escuela
  • 8:00 am a 8:30 am Responder correos electrónicos/verificar redes sociales
  • 8:30 am a 10:30 am Proyecto prioritario (inserte una de sus prioridades)
  • 10:30 a. m. a 11 a. m. Descanso/Regreso de llamadas telefónicas
  • 11 am a 12:30 pm Proyecto prioritario (inserte una de sus prioridades)
  • 12:30 a 13:00 Almuerzo
  • 1:00 p. m. a 1:30 p. m. Responder correos electrónicos/Verificar redes sociales
  • 13:30 a 15:30 Proyecto prioritario (inserte una de sus prioridades)
  • 3:30 pm a 4:30 pm Los niños regresan de la escuela/Día de conversación
  • 4:30 p. m. a 6:00 p. m. Preparación/Cena/Limpieza
  • 6:00 p. m. a 7:00 p. m. Proyecto prioritario (inserte una de sus prioridades)
  • 7:00 pm a 9:00 pm Tiempo libre/Ayuda con la tarea
  • 9:00 pm 9:30 pm Responder correos electrónicos/Revisar redes sociales
  • 21:30 a 22:00 Ritual vespertino

Por supuesto, este es un modelo muy simple y no sería adecuado para todos. La clave es que desarrolle un plan para su día típico con bloques de tiempo en los que pueda concentrarse en sus tareas o proyectos importantes.

Si trabaja para una empresa que tiene reuniones de equipo, capacitaciones periódicas o conferencias telefónicas semanales, también debe tenerlas en cuenta. Y no olvide tener en cuenta el tiempo de viaje si tiene reuniones o citas a las que debe asistir durante la semana. También es posible que deba desarrollar un plan diferente para el fin de semana.

Algunas personas necesitarán desarrollar nuevos planos cada semana. Otras personas tienen un ambiente de trabajo muy estructurado y pueden usar el mismo modelo semana tras semana. Haz lo que te funcione. Usted tiene el control de su horario y puede adaptarlo y cambiarlo para que se ajuste a sus necesidades y prioridades.

Bloquea todo tu día

Idealmente, una vez que su plan esté completo, podrá bloquear cada día de la semana. Comience con sus principales prioridades y continúe desde allí. Por ejemplo, si su máxima prioridad para la semana es redactar un extenso informe de actividades para el viernes, piense en cuánto tiempo le llevará armarlo.

En consecuencia, si cree que le tomará cuatro horas completar el informe, puede programar dos horas el lunes y dos horas el martes para trabajar en el informe. Luego, el miércoles planifique otra hora para probarlo, hacer cambios y finalizarlo. Al planificar bloques de tiempo establecidos a principios de la semana para completar el informe, no solo evita la procrastinación, sino que también reserva el tiempo que necesita para concentrarse en desarrollar el informe.

Proteja su tiempo

Una vez que haya completado su horario, proteja su tiempo lo mejor que pueda. Por supuesto, surgirán cosas inesperadas y tendrás que ser flexible. Pero resista la tentación de renunciar a su tiempo de proyecto prioritario por algo que puede esperar.

Comuníquese con sus compañeros de trabajo y familiares cuando no estará disponible. Luego, trata esos bloques de tiempo como si te estuvieras reuniendo con un cliente muy importante. A nadie se le ocurriría interrumpirte durante una reunión. Asimismo, el objetivo es que no seas interrumpido durante el tiempo de tu proyecto prioritario protegido.

Una palabra de Psyathome

El uso efectivo del bloqueo de tiempo puede ayudarlo a tomar el control de su día, enfocar su atención y evitar la procrastinación. Al principio, puede tomar un poco de prueba y error crear un modelo que funcione para usted, pero con un poco de práctica y una pequeña dosis de paciencia, será un profesional en muy poco tiempo.

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